Verklaring verwerking persoonsgegevens


GRPHN verwerkt persoonsgegevens via de website, in bedrijfsprocessen, bij de financiële admnistratie en bij overige dienstverlening. Voor GRPHN heeft een zorgvuldige omgang met de privacy en persoonsgegevens hoge prioriteit. GRPHN beveiligt en verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig. Daarbij volgt GRPHN de eisen die de geldende wetgeving stelt. In deze Verklaring Verwerking Persoonsgegevens legt GRPHN uit welke persoonsgegevens GRPHN verzamelt en gebruikt en met welk doel GRPHN dit doet.


Beheer van persoonsgegevens
Door het gebruik van GRPHN websites, bestelsysteem en andere GRPHN applicaties, laat u gegevens achter. Hierbij zijn ook persoonsgegevens. GRPHN bewaart en gebruikt uitsluitend persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan GRPHN worden verstrekt om te verwerken. En GRPHN verwerkt persoonsgegevens die direct gekoppeld zijn aan de opgave van gegevens aan GRPHN. GRPHN kan vragen om uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. In uitzonderlijke gevallen is GRPHN verplicht het BTW-nummer van haar afnemers te registreren.5 Tevens verwerkt en bewaart GRPHN gegevens van bestellingen, facturering, betalingen (IBAN) en communicatie (notities telefoongesprekken, email en contactformulier). Daarnaast wordt door GRPHN bij het verstrekken van deze gegevens, de datum, tijd en uw ip-adres geregistreerd. De gegevens worden slechts in het kader van bovengenoemde doeleinden gebruikt en worden verwijderd wanneer ze niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. Voor de verschillende gegevens hanteert GRPHN verschillende bewaartermijnen. (zie toelichting bewaartermijnen)

Doel van de verwerkingen
De persoonsgegevens die aan GRPHN worden verstrekt, worden uitsluitend verwerkt op basis van het doel waarvoor deze gegevens zijn verstrekt. Daarbij behoudt GRPHN zich het recht voor om de aan GRPHN verstrekte persoonsgegevens te gebruiken voor het analyseren, beveiligen en optimaliseren van de door GRPHN verleende diensten. Mocht het in dat kader wenselijk blijken persoonsgegevens te verstrekken aan derden, zal hiervoor alijd eerst toestemming worden gevraagd. Voor zover gegevens zijn verstrekt ten behoeve van het toezenden van een periodieke nieuwsbrief, kan de ontvanger op ieder moment aangeven daar geen behoefte meer aan te hebben. Dit kan zowel door het aanklikken van een link in de toegezonden nieuwsbrief, als via iedere andere vorm van contact met GRPHN. Zie onderstaande contactgegevens.

Opslag en beveiliging
GRPHN maakt bij de verwerking en opslag van persoonsgegevens uitsluitend gebruik van diensten van partijen die statutair binnen de grenzen van de Europeese Unie zijn gevestigd en wiens systemen in landen behorende tot de EU staan opgesteld. Tevens staat de door externe partijen beheerde data exclusief aan GRPHN ter beschikking. Voor het opgeven en de uitwisseling van persoonsgegevens worden uitsluitend SSL beveiligde verbindingen met geregistreerde certificaten gebruikt (RSA 4096).

Cookies
Cookies zijn een technische term voor kleine bestandjes die in het geheugen van de browser van een gebruiker van een website worden geplaatst om functionaliteit van een website te ondersteunen. Deze cookies kunnen ook gebruikt worden ter identificatie van een gebruiker en voor het registeren van een bezoek en ‘surf’ geschiedenis.
De systemen en websites van GRPHN maken geen gebruik van cookies. Tevens maken de systemen van GRPHN geen gebruik van functionaliteit van derde partijen, zoals Google (Analytics, Ajax), Facebook, Bootstrap of jQuery. Daar waar er binnen de websites van GRPHN verwezen wordt naar functionaliteit en content van derde partijen, (zoals bijvoorbeeld Twitter of YouTube) wordt eerst een waarschuwing getoond en een toestemmingsverzoek gedaan alvorens deze partijen cookies kunnen plaatsen en/of bezoekersdata kunnen registeren.

Logfiles
De systemen van GRPHN houden logfiles bij. GRPHN gebruikt deze gegevens voor het traceren en oplossen van problemen met betrekking tot het gebruik van de GRPHN websites en applicaties en signaleren van misbruik of obstructie en voor het bijhouden van bezoekersstatistieken en het optimaliseren van de dienstverlening.

Vrijgeven informatie of gegevens
De aan GRPHN verstrekte gegevens staan exclusief aan GRPHN ter beschikking. GRPHN heeft als beleid dat persoonsgegevens nimmer gedeeld worden met derde partijen. Echter GRPHN maakt hierop uitzondering als zich de volgende omstandigheden voordoen:

- indien GRPHN daartoe wettelijk wordt verplicht, of;
- als bij GRPHN het vermoeden bestaat van misbruik, obstuctie of ondermijning van het functioneren van de GRPHN diensten en dienstverlening (hack-pogingen, DNS-aanvallen, etc) vanaf specifieke gebruikersaccounts of internetverbindingen (ip-adressen) en voor zover de persoonlijke levenssfeer van de gebruiker daarmee niet onevenredig wordt geschaad, of;
- indien betalingstermijnen op door GRPHN verstuurde facturen zodanig zijn overschreden dat GRPHN genoodzaakt is de inning over te laten aan een incassobureau.

Websites en beheer gegevens van derden
GRPHN biedt voor de verwerking van gegevens diensten en applicaties aan derde partijen. Hierbij betreft het wellicht ook de verwerking van persoonsgegevens. GRPHN zal haar klanten adviseren om persoonsgegevens op een veilige en verantwoorde manier te verwerken, conform de eisen die de wet stelt. Echter omdat deze gegevensverzamelingen beheerd worden voor en exclusief ter beschikking staan aan deze derde partijen, is deze verklaring niet van toepassing op de verwerking van deze gegevens. Tevens is deze verklaring niet van toepassing op websites en dienstverlening van derden die door middel van links met GRPHN websites en applicaties zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier en volgens de vereisten van de wet met verzameling en beheer van persoonsgegevens omgaan. GRPHN adviseert u met klem de verklaringen omtrent verwerking van persoonsgegevens (privacyverklaring) van deze websites te lezen alvorens van die websites gebruik te maken.

Klachten verwerking persoonsgegevens
GRPHN heeft de intentie zo transparant mogelijk te zijn over de verwerking van persoonsgegevens en staat daarbij altijd open voor verbetering van de bescherming van persoonsgegevens en verdere bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de gebruikers van haar diensten. GRPHN verzoekt daarom gebruikers om klachten of wensen over de verwerking van persoonsgegevens bij GRPHN te melden. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen de wijze van verwerking van persoonsgegevens door GRPHN. U kunt daarvoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen verklaring verwerking persoonsgegevens
GRPHN behoudt zich het het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. GRPHN verzoekt u daarom om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Wijzigen, inzien en verwijderen van persoonsgegevens
Als klant ben u zelf verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de gegevens die door u aan GRPHN zijn opgegeven. U kunt wijzigingen doorgeven via onderstaande contactmogelijkheden:

GRPHN
Albert Cuypstraat 22
7204BS Zutphen
telefoon: 0575-712073
contactformulier: https://grphn.com/contact

 

Toelichting bewaartermijnen



data termijn toelichting
naam binnen 12 maanden na laatste contact 1,2
adres binnen 12 maanden na laatste contact 1,2
telefoonnummer binnen 12 maanden na laatste contact 2
emailadres binnen 12 maanden na laatste contact 2
emailcorrespondentie Maximaal 3 jaar actief, permanent in historisch archief 3
bestelhistorie binnen 6 maanden na facturering 1
factuurgegevens Binnen 8,5 jaar 4
bankrekeningnummer Binnen 8,5 jaar 4
BTW-nummer Binnen 8,5 jaar 4,5
 


1) Betreft actief gebruik van gegevens in systemen van GRPHN. Na verwijdering uit actieve systemen kunnen gegevens alsnog tot 10 jaar bewaard blijven in de financiële administratie, tbv wettelijk verplichte verantwoording naar Belastingdienst en/of in archief van persoonlijke email-correspondentie.
2) Onder laatste contact wordt verstaan het moment dat de klant/gebruiker voor het laatst actief gebruik heeft gemaakt van zijn/haar account en na betaling van openstaande vorderingen en na teruggave van materialen of gegevens die eigendom zijn van GRPHN die de klant/gebruiker onder zijn/haar beheer heeft.
3) Op verzoek worden gegevens verwijderd.
4) GRPHN is volgens de fiscale bewaarplicht wettelijk verplicht haar financiële administratie 7 jaar te bewaren. We vernietigen de administratie per boekjaar. Daarom blijven deze gegevens maximaal 8,5 jaar bewaard.
5) In sommige gevallen is GRPHN wettelijk verplicht een BTW-nummer van haar afnemers te registeren. Het BTW-nummer is formeel geen persoonsgegeven, echter uit het BTW-nummer van een zelfstandig ondernemer kan in veel gevallen het Burger Service Nummer (BSN) worden herleid. Om die reden proberen wij de registratie van BTW-nummers tot een absoluut minimum te beperken.

 
KVK 58468900 • 0575-712073 • grphn.com/contact
©